EKAP Süreç Yönetimi: İdareler İçin Adım Adım Rehber

EKAP süreç yönetimi nedir?

EKAP süreç yönetimi, bir idarenin ihtiyacını ihaleye dönüştürdüğü andan sözleşmenin ve iş deneyim belgesinin sisteme işlendiği ana kadar geçen bütün elektronik işlemleri ifade eder. Dayanağı 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun Ek 1’inci maddesidir: yaklaşık maliyetin ve dokümanların hazırlanması, ilanların yayımlanması, tekliflerin sunulması ve değerlendirilmesi, ihalelerin sonuçlandırılması, sözleşmelerin imzalanması, sonuç bildirimi ve hakedişlerin düzenlenmesi dâhil her türlü işlem, onay, bildirim ve tebligat Elektronik Kamu Alımları Platformu üzerinden gerçekleştirilebilir.

Bu bilgi notu süreci idare tarafından ele alır. İsteklinin EKAP kaydı, yeterlik bilgileri tablosu ve elektronik teklif verme adımları için EKAP E-İhale Nedir? Elektronik Teklif Verme Süreci yazımız ayrıca incelenebilir.

İhtiyaç Raporu: Süreç İhaleyle Başlamaz

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 30.1.1’inci maddesi, idarenin ihalelere ilişkin iş ve işlemlere başlamadan önce EKAP üzerindeki uygulama yardımıyla bir ihtiyaç raporu hazırlamasını öngörür. Bu rapordaki bilgiler daha sonra ihale ve ön yeterlik dokümanının hazırlanmasında kullanılır.

Uygulamada çoğu idarenin atladığı nokta budur: süreç ihale kaydıyla değil, ihtiyaç raporuyla başlar. Rapor eksik veya özensiz hazırlandığında, hata dokümana taşınır ve çoğu zaman ancak şikâyet aşamasında fark edilir.

İhale Kaydı ve İhale Kayıt Numarası

İhtiyaç raporu hazırlandıktan sonra EKAP’tan ihale kaydı yapılır. Tebliğ’in 30.1.1’inci maddesine göre kaydı yapılan ihaleye, sonraki işlemlerin takip edilebilmesi için sistem tarafından geçici bir numara verilir. İhale Kayıt Numarası (İKN) ise ihale onay işlemlerinin gerçekleştirilmesinden sonra alınır ve önceden oluşturulmuş ihtiyaç raporuyla ilişkilendirilir.

Tebliğ’in 30.1.4’üncü maddesi uyarınca, her bir ihale işlem dosyası için İhale Kayıt Formu doldurularak alınan İKN, o ihaleyle ilgili tüm işlemlerde ve Kurumla elektronik ortamda veya yazılı olarak yapılacak yazışmalarda kullanılır.

Sık gözden kaçan kural 30.1.5’inci maddededir: İKN ihale onayıyla bağlantılıdır. İhale onayı değiştirildiğinde ve/veya iptal edildiğinde idarece İKN de iptal edilir. Aynı işle ilgili yeni bir ihale onayı alındığında ise yeni bir İKN alınması gerekir. Onayı değişen bir ihaleyi eski İKN ile yürütmeye devam etmek, sürecin tamamını sakatlayan bir usul hatasıdır.

İhale Dokümanının EKAP’ta Hazırlanması

Tebliğ’in 30.2.1’inci maddesine göre, Kanun kapsamındaki ihalelerde ön yeterlik ve ihale dokümanının EKAP üzerinden hazırlanması zorunludur. Ayrım şöyledir:

• İdari şartname / ön yeterlik şartnamesi ve sözleşme tasarısı — EKAP’ın sunduğu uygulama yardımıyla hazırlanır.
• Teknik şartname ve dokümanda yer alması gereken diğer belgeler — EKAP’ta dosya uzantıları belirtilen formatlarda sisteme yüklenir.

Bu aşamada en sık karşılaşılan sorun doküman içi çelişkidir: idari şartnamede istenen bir yeterlik belgesinin teknik şartnamede karşılığının bulunmaması ya da birim fiyat teklif cetveli ile teknik şartnamedeki iş kalemlerinin örtüşmemesi. Dokümanın yüklenmesiyle idare o içerikle bağlanmış olur; yeterlik kriterlerinin rekabeti daraltacak biçimde belirlenmesi de bu aşamada gözden geçirilmelidir.

Düzeltme İlanı mı, Zeyilname mi?

İlan yayımlandıktan sonra değişiklik ihtiyacı doğduğunda idarelerin en çok hata yaptığı yer burasıdır. Ayrım, hatanın nerede olduğuna göre yapılır.

Hata yalnızca dokümandaysa: zeyilname

4734 sayılı Kanun’un 29’uncu maddesi, ilan yapıldıktan sonra ihale dokümanında değişiklik yapılmamasını esas alır. Ancak tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hatalar ya da eksiklikler idarece tespit edilir veya isteklilerce yazılı olarak bildirilirse, dokümanda değişiklik yapılabilir.

İhale Uygulama Yönetmeliklerinin ilgili maddesi (Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği Madde 26) uyarınca zeyilname, ihale dokümanının bir parçası olarak EKAP’a yüklenir ve doküman indirenlerin tamamına gönderilir.

Elektronik ihalelerde bu bildirimin kime yapılacağı önemlidir: tebligat, dokümanı yalnızca görüntüleyenlere değil, EKAP hesabına giriş yaparak dokümanı indirmiş olanlara — yani istekli olabilecek sıfatını kazananlara — sistem üzerinden anlık olarak yapılır. İdarenin ayrıca elle bildirim yapması gerekmez; ancak bildirimin sistem kaydı, sonradan çıkacak uyuşmazlıkta idarenin tek dayanağıdır.

Hata ilanda da varsa: düzeltme ilanı

Kanun’un 26’ncı maddesine göre 13, 24 ve 25’inci maddelere uygun olmayan ilanlar geçersizdir. Ancak ilanın yapılmaması veya ilan sürelerine uyulmaması hâlleri hariç, 24 ve 25’inci madde hükümlerine aykırı hatalar bulunması durumunda ilan yeniden yapılmadan düzeltme ilanı yoluna gidilebilir:

• 25 ve 40 günlük ilan süresi bulunan ihalelerde — ilanın yayımlanmasını takip eden on beş gün içinde
• Diğer ihalelerde — on gün içinde

Düzeltme ilanı, ilgili e-form kullanılarak hatalı ilanın yayımlandığı yayın organında aynı şekilde yayımlanır (Tebliğ md. 13.4.1; Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği md. 24).

Hata her ikisindeyse: ikisi birden

Bu, uygulamada en çok atlanan kuraldır. Belirlenen maddi veya teknik hatalar ilanda da bulunuyorsa, ihale sürecine devam edilebilmesi ancak Kanun’un 26’ncı maddesine göre düzeltme ilanı yapılmasıyla mümkündür. Yalnızca zeyilname düzenleyip ilanı düzeltmemek, süreci geçersiz kılar.

Zeyilnamede Süre Kuralları

4734 sayılı Kanun’un 29’uncu maddesi üç kural koyar:

1. On gün kuralı — Zeyilname, son teklif verme gününden en az on gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde doküman alanların tamamına gönderilir.
2. Yirmi gün sınırı — Zeyilname ile yapılan değişiklikler nedeniyle tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulursa, ihale tarihi bir defaya mahsus olmak üzere en fazla yirmi gün zeyilname ile ertelenebilir.
3. Teklifin geri çekilmesi — Zeyilname düzenlenmesi hâlinde, teklifini bu düzenlemeden önce vermiş olan isteklilere tekliflerini geri çekerek yeniden teklif verme imkânı sağlanır.

Şikâyet üzerine yapılan düzeltmede istisna

Tebliğ’in 15.1’inci maddesi ayrı bir durumu düzenler. Şikâyet başvurusu üzerine idarenin dokümanda düzeltme yapılmasına karar vermesi hâlinde, 29’uncu maddedeki on günlük süreyle bağlı olmaksızın ihale veya son başvuru tarihine kadar (ihale günü hariç) zeyilname ile düzeltme yapılabilir.

Ancak zeyilnamenin son bildirim tarihi ile ihale tarihi arasında on günden az süre kalırsa ihale tarihinin ertelenmesi zorunludur ve bu erteleme yalnızca bir defa yapılabilir. Yeni ihale tarihi, zeyilnamenin son bildirim tarihinden itibaren on günden az olmayacak şekilde belirlenir. Erteleme süresi hiçbir durumda yirmi günü geçemez.

İhale Sonucu: Yasaklılık Teyitleri ve Sonuç Formu

Burada idarelerin sıklıkla karıştırdığı üç ayrı yükümlülük vardır. İkisi yasaklılık teyidi, biri sonuç bildirimidir; farklı anlarda, farklı kişiler için yapılırlar.

1. Karar onayı öncesi yasaklılık teyidi — Kanun’un 40’ıncı maddesinin sekizinci fıkrası ile Tebliğ’in 28.3 ve 30.5 maddeleri uyarınca, ihale kararı ihale yetkilisince onaylanmadan önce; ihale üzerinde bırakılan istekli ile varsa ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklinin (ve ortaklarının) ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığı İhale Kontrol Sisteminden teyit edilir.

Uygulamada en çok atlanan adım budur. Teyidin yalnızca sözleşme aşamasında yapılacağı sanılır; oysa karar onayından önce de zorunludur ve ikinci teklif sahibini de kapsar.

2. Sözleşme öncesi yasaklılık teyidi — Tebliğ’in 14.1’inci maddesinin atıf yaptığı Kanun’un 42’nci maddesi uyarınca, sözleşmenin imzalanacağı tarihte, sözleşme imzalanmadan önce ihale sonuç bilgileri Kuruma gönderilmek suretiyle yalnızca ihale üzerinde kalan isteklinin yasaklı olup olmadığının teyidi yenilenir.

3. İhale sonuç bildirimi — Kanun’un 47’nci maddesinde düzenlenen bildirim ise sözleşmenin imzalanmasının ardından yapılır. Tebliğ’in 30.6.2’nci maddesine göre sözleşmenin taraflarca imzalanmasından sonra hazırlanacak İhale Sonuç Formu en geç on beş gün içinde Kuruma EKAP üzerinden gönderilir. Bu form doldurulduğunda ihale sonuç ilanına ilişkin işlemler de yerine getirilmiş olur.

Tebliğ’in 30.6.3’üncü maddesi kapsamı genişletir: idareler, Kanunla istisna kapsamına alınmış ihalelere ilişkin sonuç formlarını da aynı usulde Kuruma ulaştırır; sözleşme düzenlenmeyen hâllerde de formun ilgili kısımları ihalenin özelliğine göre doldurulur.

Sözleşme Aşaması ve EKAP Kaydı

Tip sözleşmelerde 1/8/2025 tarihinde yürürlüğe giren düzenlemeyle sözleşme, taraflarca EKAP üzerinden e-imza ile imzalandığı tarihte yürürlüğe girer (Yapım İşleri Tip Sözleşmesi md. 34.1).

Tebliğ’in 30.7.2’nci maddesi, ilanı veya duyurusu 31/8/2010 tarihinden sonra yapılan ihalelere ilişkin sözleşmelerde idarenin EKAP’a kaydetmekle yükümlü olduğu bilgileri sayar:

• Sözleşme bedeli, ek sözleşme bedeli, toplam sözleşme bedeli
• İş bitim tarihi ve kabul tarihi
• Hakediş ödemelerine esas sözleşme fiyatları ile yapılan iş/hizmet tutarları
• Mal alımlarında sözleşme fiyatları ile ödenen tutarlar
• Hesaplanan fiyat farkları
• Sözleşme feshedilmişse fesih bilgileri

Aynı maddenin son cümlesi, bu kaydın neden kritik olduğunu açıklar: bu bilgiler, EKAP üzerinden iş deneyim belgesi düzenlenmesinde EKAP tarafından veri olarak kabul edilir. Yani sözleşme kaydını eksik tutan idare, yüklenicinin ileride kullanacağı iş deneyim belgesinin dayanağını da eksik bırakmış olur.

Sözleşme devirlerine ilişkin bilgiler ise, Tebliğ’in 30.7.1’inci maddesi uyarınca EKAP’tan alınan teyit bilgileriyle birlikte idare tarafından EKAP’a kaydedilir.

İş deneyim belgelerinin tutar, süre ve benzer iş yönünden nasıl değerlendirildiğine ilişkin ayrıntılar için İş Deneyim Belgesi Nedir? Türleri, Süreleri ve EKAP Kaydı yazımız incelenebilir.

İdarelerin EKAP Süreç Yönetiminde Sık Yaptığı Hatalar

• İhtiyaç raporunun özensiz hazırlanması ve hatanın dokümana taşınması
• İhale onayı değiştiği hâlde eski İKN ile devam edilmesi (Tebliğ md. 30.1.5)
• İdari şartname ile teknik şartname arasında çelişki bırakılması
• Yeterlik kriterlerinin rekabeti daraltacak biçimde belirlenmesi
• İlanda da bulunan bir hatanın yalnızca zeyilname ile geçiştirilmesi — düzeltme ilanı yapılmaması
• Zeyilnamenin doküman indirenlerin tamamına ulaştırılmaması
• On günlük bildirim süresine veya yirmi günlük erteleme sınırına uyulmaması
• Zeyilname sonrası, önceden teklif vermiş isteklilere geri çekme imkânı tanınmaması
• İhale kararı onaylanmadan önce yasaklılık teyidinin alınmaması (Kanun md. 40/8) — özellikle ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi için
• Sözleşme öncesi yasaklılık teyidinin atlanması (Kanun md. 42)
• İhale Sonuç Formunun on beş günlük süre içinde gönderilmemesi
• Sözleşme bilgilerinin EKAP’a kaydedilmemesi ve iş deneyim belgesinin dayanaksız kalması

İdareler İçin EKAP Süreç Yönetimi Kontrol Listesi

İhale öncesi: İhtiyaç raporu EKAP’ta hazırlandı mı? Yaklaşık maliyet dayanaklarıyla dosyada mı? İhale onayı alındıktan sonra İKN alınıp ihtiyaç raporuyla ilişkilendirildi mi?

Doküman: İdari şartname ve sözleşme tasarısı EKAP uygulamasıyla mı hazırlandı? Teknik şartname belirtilen formatta yüklendi mi? İdari ve teknik şartname birbiriyle tutarlı mı?

İlan sonrası değişiklik: Hata dokümanda mı, ilanda mı, her ikisinde mi? İlanda da varsa düzeltme ilanı yapıldı mı? Zeyilname EKAP’a yüklenip doküman indirenlerin tamamına gönderildi mi? On gün kuralı korundu mu? Erteleme yirmi günü aşıyor mu?

Sonuç: İhale kararı onaylanmadan önce birinci ve varsa ikinci teklif sahibi için İhale Kontrol Sisteminden yasaklılık teyidi alındı mı? Sözleşme öncesi teyit yenilendi mi? İhale Sonuç Formu on beş gün içinde gönderildi mi?

Sözleşme: Sözleşme EKAP üzerinden e-imza ile imzalandı mı? Bedel, süre, kabul, hakediş ve fiyat farkı bilgileri sisteme işlendi mi? Devir varsa teyit bilgileriyle kaydedildi mi?

SİMDATA Notu

EKAP süreç yönetiminde idarelerin karşılaştığı sorunların büyük bölümü teknik değil, usule ilişkindir. Bir zeyilname ile düzeltme ilanı arasındaki tercih ihalenin akıbetini belirleyebilir; ihale onayı değiştiğinde yeni İKN alınmaması bütün süreci sakatlayabilir; sözleşme kaydının eksikliği yıllar sonra yüklenicinin iş deneyim belgesinde karşınıza çıkabilir.

Simdata, kamu kurumlarının ihale süreçlerinin ihtiyaç tespitinden sözleşme ve kabul aşamasına kadar mevzuata uygun yürütülmesi için idari ve hukuki destek sağlar. Ayrıntılar için Kamu Kurumları İçin Kamu İhale Danışmanlığı sayfamızı inceleyebilirsiniz.