Aşırı düşük savunması idare tarafından uygun bulunmadığında, bu durum ihaleyi kesin olarak kaybettiğiniz anlamına gelmez. İdarenin aşırı düşük teklif açıklamasını reddetme gerekçesi her zaman mevzuata uygun olmayabilir.
Bu nedenle aşırı düşük savunması reddedilen isteklilerin, kararın gerekçesini, süreleri, başvuru yolunu ve iddiaların nasıl kurgulanacağını dikkatle değerlendirmesi gerekir. Kamu ihale mevzuatı, isteklilere idarenin hatalı değerlendirmelerine karşı şikayet ve itirazen şikayet yollarını tanımaktadır.
Aşırı Düşük Savunması Reddedilirse İlk Ne Yapılmalı?
Aşırı düşük teklif açıklamasının uygun bulunmadığı durumlarda ilk yapılması gereken işlem, idarenin red gerekçesini dikkatle incelemektir. İdare, savunmanın hangi nedenle uygun bulunmadığını açık ve denetlenebilir şekilde ortaya koymalıdır.
Red gerekçesi yalnızca genel ifadelerden oluşuyorsa, hangi belgenin, hangi analiz kaleminin veya hangi maliyet bileşeninin uygun bulunmadığı net değilse, bu durum başvuru sürecinde ayrıca ileri sürülebilecek önemli bir husustur.
İdareye Şikayet Başvurusu
Aşırı düşük savunması reddedilen istekli, kararın tebliğinden sonra öncelikle ihaleyi yapan idareye şikayet başvurusu yapmalıdır. Bu başvuru, Kamu İhale Kurumu’na gidilmeden önce tüketilmesi gereken temel başvuru yoludur.
İdareye şikayet başvurusunda, savunmanın neden uygun kabul edilmesi gerektiği açıkça ortaya konulmalı; idarenin red gerekçesinin hangi yönlerden mevzuata aykırı olduğu ayrı ayrı açıklanmalıdır.
Şikayet Süresi Nasıl Hesaplanır?
İdareye şikayet süresi, şikayete konu işlemin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gereken tarihi izleyen günden itibaren başlar. Genel kural olarak bu süre 10 gündür.
Ancak 4734 sayılı Kanun’un 21’inci maddesinin birinci fıkrasının (b) ve (c) bentlerine göre yapılan pazarlık usulü ihalelerde süre 5 gündür. Bu nedenle ihale usulü, kararın tebliğ tarihi ve başvuru süresi birlikte kontrol edilmelidir.
Süre hesabında yapılan hata, başvurunun esasa girilmeden reddedilmesine neden olabilir. Bu nedenle kesinleşen ihale kararı, red gerekçesi, tebliğ tarihi ve EKAP bildirim kayıtları birlikte incelenmelidir.
KİK İtirazen Şikayet Başvurusu
İdareye yapılan şikayet başvurusunun reddedilmesi veya idarenin süresi içinde cevap vermemesi halinde Kamu İhale Kurumu’na itirazen şikayet başvurusu yapılabilir.
KİK itirazen şikayet başvurusunda artık yalnızca idarenin red kararına genel olarak itiraz etmek yeterli değildir. İddialar açık, ayrı başlıklar halinde, belge ve mevzuat dayanaklarıyla birlikte kurulmalıdır.
e-Şikayet ve e-İtirazen Şikayet Zorunluluğu
İhalelere yönelik başvurular bakımından elektronik başvuru süreci kritik önemdedir. Şikayet ve itirazen şikayet başvuruları, EKAP üzerinden e-imza kullanılarak yapılmalıdır.
Bu aşamada şirketi temsile yetkili kişinin e-imzası, EKAP kullanıcı yetkileri, vekaletname durumu ve başvuru belgeleri dikkatle kontrol edilmelidir. Yetki veya e-imza eksikliği, başvurunun usulden reddedilmesine yol açabilir.
İdarenin Aşırı Düşük Red Kararında Hangi Hatalar Olabilir?
Aşırı düşük savunmasının reddedilmesine ilişkin idare kararlarında farklı türde hukuka aykırılıklar bulunabilir. Başvuru hazırlanırken bu hatalar somutlaştırılmalıdır.
1. Önemli Teklif Bileşenlerinin Hatalı Belirlenmesi
İdare, aşırı düşük teklif sorgulamasında önemli teklif bileşenlerini açık ve eşit şekilde belirlemelidir. Hangi maliyet kalemlerinin açıklanacağı belirsiz bırakılmışsa veya sonradan farklı bir değerlendirme yapılmışsa, bu durum başvuru konusu edilebilir.
2. Açıklama Yönteminin Hukuka Aykırı Şekilde Sınırlandırılması
İstekliler, mevzuatta öngörülen açıklama yöntemlerinden uygun olanı seçebilirler. Fiyat teklifi, maliyet/satış tutarı tespit tutanağı, kamu kurumu fiyatları, borsa fiyatları veya diğer geçerli yöntemler somut duruma göre kullanılabilir.
İdarenin mevzuatta tanınan yöntem serbestisini daraltması veya yalnızca belirli bir belge türünü zorunlu tutması, açıklama hakkını kısıtlayabilir.
3. Belgelerin Şeklen Yanlış Değerlendirilmesi
Aşırı düşük savunmasında sunulan belgeler; tarih, tutar, miktar, meslek mensubu onayı, kaşe, imza, tutanak dönemi ve açıklanan kalemle bağlantı yönünden değerlendirilir.
Ancak idare, belgeyi yanlış yorumlamış, mevzuatta aranmayan bir eksikliği ret gerekçesi yapmış veya sunulan belgeyi hiç değerlendirmemiş olabilir. Bu tür durumlarda başvuru dilekçesinde belge-belge açıklama yapılmalıdır.
4. Analiz ve Aritmetik Hataların Yanlış Yorumlanması
İdare, analiz toplamı, teklif fiyatı, birim fiyat cetveli, miktar ve açıklanan maliyet arasında uyumsuzluk bulunduğunu ileri sürebilir. Ancak bu değerlendirme her zaman doğru olmayabilir.
Analizlerdeki yuvarlama farkları, yardımcı giderler, açıklama istenmeyen kalemler veya idarenin yanlış kıyaslaması nedeniyle hatalı ret kararı verilmiş olabilir.
5. Eşit Muamele İlkesinin İhlali
İdare, bir isteklinin savunmasını belirli bir gerekçeyle reddederken aynı durumda bulunan diğer istekliler hakkında farklı işlem tesis etmiş olabilir.
Bu durumda eşit muamele ilkesi yönünden değerlendirme yapılması gerekir. Aynı nitelikteki belge veya açıklama bir istekli için yeterli görülürken diğer istekli için yetersiz görülüyorsa, bu husus başvuru sürecinde ayrıca ileri sürülebilir.
Kamu İhale Kurumu Hangi Kararları Verebilir?
Kamu İhale Kurulu, itirazen şikayet başvurusu üzerine idarenin işlem veya kararını hukuki ve teknik yönden inceler.
Düzeltici İşlem Belirlenmesi
İdarenin aşırı düşük savunmasını hukuka aykırı şekilde reddettiği tespit edilirse, Kurul düzeltici işlem belirlenmesine karar verebilir. Bu durumda idare, Kurul kararında belirtilen işlem doğrultusunda ihale sürecini yeniden değerlendirmek zorundadır.
İhalenin İptali
Hukuka aykırılığın düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte olması halinde ihalenin iptali gündeme gelebilir. Bu karar, ihale sürecinin tamamen sona ermesine neden olabilir.
Başvurunun Reddi
Kurul, başvuru iddialarını yerinde görmezse başvurunun reddine karar verebilir. Ayrıca süre, ehliyet, başvuru yöntemi, e-imza veya başvuru bedeli gibi usul eksiklikleri de başvurunun esasa girilmeden reddedilmesine neden olabilir.
Başvuru Bedeli İadesi ve Haklılık Oranı
KİK itirazen şikayet sürecinde başvuru bedeli, firmalar açısından önemli bir maliyet kalemidir. Güncel düzenlemelerde başvuru bedeli iadesi bakımından iddiaların nasıl ayrıştırıldığı ve hangi iddialarda haklı bulunulduğu önem kazanmıştır.
Başvuruda yer verilen iddiaların Kurul tarafından tek tek değerlendirilmesi, haklı bulunan iddia sayısı ile toplam iddia sayısı arasındaki ilişkinin başvuru bedeli iadesinde dikkate alınması sonucunu doğurabilir.
Bu nedenle dilekçedeki iddiaların gereksiz şekilde çoğaltılması, birbirine karıştırılması veya aynı iddianın farklı başlıklar altında tekrar edilmesi yalnızca başvurunun esasını değil, başvuru bedelinin iadesi ihtimalini de etkileyebilir.
Stratejik Dilekçe Kurgusu Neden Önemlidir?
Aşırı düşük savunması reddedildiğinde hazırlanacak şikayet veya itirazen şikayet dilekçesi, yalnızca idarenin kararına itiraz eden genel bir metin olmamalıdır.
Dilekçede her iddia ayrı başlık altında kurulmalı, her iddianın dayandığı belge, mevzuat hükmü, idare hatası ve talep sonucu açıkça gösterilmelidir.
Özellikle aşırı düşük savunması dosyalarında şu başlıklar ayrı ayrı analiz edilmelidir:
- İdarenin sorgulama yazısındaki önemli teklif bileşenleri,
- Sunulan fiyat teklifleri ve dayanak belgeler,
- SMMM/YMM onaylı tutanaklar,
- Maliyet ve satış esaslı açıklama yöntemi,
- Analiz ve teklif cetveli uyumu,
- Açıklama istenen ve istenmeyen kalem ayrımı,
- Eşit muamele ilkesi yönünden diğer isteklilerle kıyaslama,
- İdarenin ret gerekçesinin yeterli ve hukuka uygun olup olmadığı.
Aşırı Düşük Savunması Reddedilen Firmaların Sık Yaptığı Hatalar
- Süreyi kaçırmak,
- İdareye şikayet başvurusu yapmadan doğrudan KİK’e gitmeye çalışmak,
- Red gerekçesini tam okumadan genel itiraz dilekçesi hazırlamak,
- Aynı iddiayı birden fazla başlık altında gereksiz şekilde tekrar etmek,
- Belge, analiz ve mevzuat bağlantısını kurmadan soyut itirazlarda bulunmak,
- E-imza ve EKAP yetkilerini son gün kontrol etmek,
- Başvuru bedeli ve haklılık oranı etkisini dikkate almadan dilekçe kurgulamak,
- Eşit muamele yönünden diğer isteklilere ilişkin değerlendirme yapmamak.
Bu hatalar, haklı olabilecek bir başvurunun usulden veya esastan reddedilmesine neden olabilir.
Profesyonel İtiraz Süreci Yönetimi Neden Gereklidir?
Aşırı düşük savunması reddedildiğinde zaman çok sınırlıdır. Kısa süre içinde idarenin kararının incelenmesi, savunma dosyasının yeniden değerlendirilmesi, hukuka aykırılıkların tespit edilmesi ve başvuru dilekçesinin güçlü şekilde hazırlanması gerekir.
Bu süreçte yalnızca dilekçe yazımı değil; ihale dokümanı, sorgulama yazısı, savunma dosyası, red gerekçesi, diğer isteklilerin durumu, eşit muamele ilkesi ve başvuru bedeli iadesi ihtimali birlikte değerlendirilmelidir.
SİMDATA Notu
Aşırı düşük savunmasının reddedilmesi, çoğu zaman sürecin bittiği anlamına gelmez. İdarenin red kararı teknik, hukuki ve eşit muamele yönünden denetlenebilir. Doğru süre takibi ve doğru dilekçe kurgusu ile hatalı değerlendirmelere karşı etkili başvuru yapılabilir.
SİMDATA olarak; aşırı düşük savunması reddedilen firmalar için idareye şikayet, KİK itirazen şikayet, dilekçe kurgusu, eşit muamele analizi ve başvuru bedeli iadesi süreçlerinde profesyonel destek sunuyoruz.
