Aşırı Düşük Sorgulamada Sınır Değer ve Resmî Süreler

Sınır değer nedir?

Sınır değer, bir ihalede hangi tekliflerin aşırı düşük sayılacağını belirleyen eşiktir. Teklifi bu eşiğin altında kalan istekli ya teklifini savunma hakkı kazanır ya da — alım türüne ve doküman düzenlemesine göre — açıklama istenmeksizin reddedilir.

Tek bir sınır değer formülü yoktur. Hizmet alımında işin personel çalıştırılmasına dayalı olup olmamasına göre, yapım işinde tekliflerin dağılımına göre, mal alımında ise hiçbir formüle bağlı olmaksızın belirlenir.

Bu bilgi notu hesaba, resmî takvime ve eleme gerekçelerine odaklanır. Savunmanın nasıl hazırlanacağı ayrı bir yazının konusudur: Aşırı Düşük Savunma Süreci: Amaç, Dayanak ve Süreler.

Yasal Dayanak

Konu tek bir metinde düzenlenmemiştir; üç katmanın birlikte okunması gerekir.

Kanun, ihale komisyonunun bu maddenin uygulanmasında Kurum’un düzenlemelerini esas alacağını söyler. Bu yüzden hesap tartışmalarında asıl metin Tebliğ’dir.

Süreç Nasıl İşler?

Sınır değer, ihalenin ortasında üretilen bir ara işlemdir. Sıra şudur:

1. İlk oturum. Elektronik ihalede e-teklifler ve geçici teminatlar, ihale saatinde komisyon tarafından EKAP üzerinden açılarak ilk oturum tutanağına bağlanır. Teklif mektubu ve teminatların usulüne uygunluğu kontrol edilir; teklif fiyatları ile yaklaşık maliyet açıklanır.
2. Geçerli tekliflerin tespiti. Teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olan teklifler “geçerli teklif” sayılır.
3. Sınır değerin hesaplanması. Komisyon, alım türüne göre ilgili yöntemi uygular.
4. Sorgulama yazısı. Teklifi sınır değerin altında kalanlara, önemli teklif bileşenleri belirtilerek açıklama isteme yazısı gönderilir.
5. Değerlendirme. Süresinde sunulan açıklamalar incelenir; yeterli görülmeyenlerin ve açıklama sunmayanların teklifleri reddedilir.
6. Karar ve bildirim. Komisyon gerekçeli kararını alır, ihale yetkilisi onaylar, kesinleşen ihale kararı bütün isteklilere bildirilir.

“İlk oturum” ve “ikinci oturum” mevzuatın kendi terimleridir. İhaleler bugün elektronik yapıldığı için bunlar fiziki zarf açma işlemini değil, EKAP üzerindeki aşamaları karşılar.

Kilit nokta şudur: sınır değer ilk oturumdaki veriler üzerinden üretilir. Aşağıdaki en yaygın uyuşmazlık da buradan doğar.

Sınır Değerin Belirlenmesi

Hizmet alımları

Personel çalıştırılmasına dayalı işlerde hesap yoktur: kâr hariç yaklaşık maliyet sınır değerdir (Tebliğ md. 79.1.1). Kârı sıfırlasanız bile bu tutarın altına inen her teklif sorgulamaya girer.

Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan işlerde formül şudur (Tebliğ md. 79.1.2):

SD = [ (YM + tekliflerin ortalaması) / 2 ] × R

• YM — yaklaşık maliyet.
• Tekliflerin ortalaması — geçerli tekliflerden, yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük olanlar ile yaklaşık maliyetten yüksek olanlar çıkarıldıktan sonra kalanların ortalaması.
• R — sınır değer tespit katsayısı.

Formülde en sık yapılan hata paydadaki 2’nin atlanmasıdır. Yaklaşık maliyet ile tekliflerin ortalaması önce kendi aralarında ortalanır, sonra R ile çarpılır. 2 atlanırsa sonuç yaklaşık iki katına çıkar.

R her yıl 1 Şubat’tan geçerli olmak üzere Kamu İhale Kurumu tarafından belirlenip ilan edilir ve işin niteliğine göre farklılaşır. Ezberlenecek bir sabit değildir; ihale tarihinde yürürlükte olan listeden okunur. Hangi hizmet sınıfının uygulanacağı da tartışma konusu olabilir — Kurul bu ayrımı işin nevi üzerinden değerlendirir, yalnızca işin adına bakmaz.

Formülü doğru kurmak tek başına yetmez. İdare, yaklaşık maliyeti eşik değerin yarısına kadar olan hizmet alımlarında — dokümanda bu yönde düzenleme yapmış olmak kaydıyla — sınır değerin altındaki teklifleri açıklama istemeksizin reddedebilir. Yani hesabı kuruşuna kadar doğru yapsanız da, dokümanda doğrudan ret maddesi varsa savunma hakkı hiç doğmaz. Fiyat kararından önce okunması gereken satır budur.

Örnek: hesaba girmeyen teklif de sorgulanabilir

Kuralın en çok şaşırtan sonucu, bir teklifin hesaptan çıkarılmış olmasının onu sorgulamadan kurtarmamasıdır. Yaklaşık maliyeti 1.000.000 ₺, R katsayısı 0,80 olan bir ihalede beş geçerli teklif bulunsun.

Hesaba B, C ve D girer; ortalamaları 836.666,67 ₺’dir.

• (1.000.000 + 836.666,67) / 2 = 918.333,33 ₺
• 918.333,33 × 0,80 = 734.666,67 ₺ → sınır değer

Teklifi bu tutarın altında kalan A ve B sorgulanır. A formülün dışında bırakılmıştı; buna karşın sorgulamaya girer. Çünkü yüzde 60 eşiği hesaba kimin dahil olduğunu belirler, kimin sorgulanacağını değil.

Yapım işleri

Yapım işlerinde sınır değer tek bir çarpma işlemiyle bulunmaz; tekliflerin dağılımından üretilir (Tebliğ md. 45.1.1). Hesabın mantığı şudur:

1. Yaklaşık maliyetin yüzde 120’sinin üzerindeki ve yüzde 40’ının altındaki teklifler ayıklanır.
2. Kalan tekliflerin ortalaması ve standart sapması alınır.
3. Ortalamanın bir standart sapma altı ile bir standart sapma üstü arasında kalan teklifler yeniden ortalanır.
4. Bu ikinci ortalama, yaklaşık maliyet ve N katsayısı ile birlikte kullanılarak sınır değer bulunur.

Formülün tam hâli Tebliğ’in 45’inci maddesindedir ve elde hesaplanmaya elverişli değildir. Uygulamada — Kurul kararlarında da — hesap Kamu İhale Kurumu’nun internet sayfasındaki sınır değer hesaplama modülüyle yapılır.

Bu yüzden teklif veren firma için iş, formülü ezberlemek değil modüle giren verileri denetlemektir: hangi teklifler hesaba alınmış, N kaç uygulanmış?

N katsayısı şöyle belirlenir:

• Üstyapı (bina), sıhhi ve mekanik tesisat, elektrik, elektronik ve iletişim grubundaki işler ile bunlara ilişkin tamamlama, onarım, güçlendirme ve montaj işlerinde 1,00.
• Diğer yapım işlerinde 1,20.
• İşin kapsamında farklı katsayıya tabi kısımlar varsa, yaklaşık maliyet içindeki ağırlığı en fazla olana göre belirlenir.
• İlgili bakanlıklar ile Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı, 1,00 — 1,20 aralığında farklı N belirleyebilir; ön projeli üstyapı işlerinde aralık 0,90 — 1,10’dur.

Teklif verecek firma için işlem noktası nettir: uygulanacak N, ihale ilanı veya davet mektubu ile idari şartnamenin “Diğer hususlar” bölümünde belirtilir.

Son olarak bir taban vardır: hesap ne verirse versin, yapım işlerinde sınır değer yaklaşık maliyetin yüzde 40’ının altına inmez. Yüzde 40 — yüzde 120 aralığında hiç geçerli teklif yoksa sınır değer doğrudan yaklaşık maliyetin yüzde 40’ı olur.

Mal alımları

Mal alımlarında matematiksel bir sınır değer yoktur. İhale komisyonu, diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder ve bu teklifleri reddetmeden önce önemli teklif bileşenlerine ilişkin ayrıntıları yazılı olarak ister.

Sorgulama kendiliğinden işleyen bir otomatizm değildir; uygulama idarenin dokümanda düzenleme yapmasına bağlıdır. Konunun Kurul kararı üzerinden ele alındığı yazımız: Mal Alım İhalelerinde Aşırı Düşük Sorgulama.

Hesaba Hangi Teklifler Girer?

Ölçüt ilk oturumdur: teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olan teklifler geçerli sayılır ve sınır değer bunlar üzerinden hesaplanır.

Bunun doğrudan sonucu şudur: sonradan elenecek teklifler de hesaba dahildir. Yeterlik belgesi eksikliği veya birim fiyat teklif cetvelindeki aritmetik hata nedeniyle ikinci oturumda değerlendirme dışı bırakılacak bir teklif, ilk oturumda mektubu ve teminatı usulüne uygunsa hesaba girer.

Eşiklerin alım türüne göre farklı olduğuna dikkat edilmelidir: hizmette %60 ve yaklaşık maliyet, yapımda %40 ve %120.

Bu kural uygulamada sıkça ihlal edilir. Kamu İhale Kurulu, “hatalı birim fiyat teklif cetveli sunduğu” gerekçesiyle bir isteklinin hesaba dahil edilmemesini mevzuata aykırı bulmuş ve sınır değerin yeniden hesaplanmasına karar vermiştir: Hatalı Birim Fiyat Teklif Cetveli Sunan İstekli ve Sınır Değer Hesaplaması.

Resmî Süreler

Aşırı düşük sorgulaması tek bir süreden oluşmaz; bir takvim zinciridir. Bir halkanın kaçırılması sonraki bütün hakları düşürür.

Üç iş günü tabandır, tavan değildir. İdare işin niteliğine göre daha uzun süre verebilir; ancak süre tebliğ edildikten sonra kural olarak ek süre tanınmaz.

Mal alımlarında bu takvim kendiliğinden işlemez. Üç iş günlük asgari süre, mal alımları için Tebliğ’in 62/A.1.1’inci maddesinde de aynı şekilde öngörülmüştür. Ancak mal alımlarında aşırı düşük sorgulaması idarenin ihale dokümanında bu yönde düzenleme yapmış olmasına bağlıdır. Dokümanda böyle bir düzenleme yoksa sorgulama hiç gündeme gelmez; dolayısıyla açıklama süresi de söz konusu olmaz.

İş günü ile gün aynı şey değildir. Açıklama süresi iş günü üzerinden sayılır, hafta sonu ve resmî tatiller girmez. Şikâyet süreleri ise gün olarak işler. Bu iki birimin karıştırılması hak kaybının en sık nedenidir. Başvuru yolları için: Hukuki Süreçler ve İtirazlar: Başvuru Yolları ve Süreler.

EKAP tebligatında mesai saati kuralı

EKAP üzerinden yapılan tebligatta bildirim, isteklinin bildirim kutusuna ulaştığı anda tebliğ edilmiş sayılır. Ancak sürenin başlangıcı bakımından belirleyici olan, tebligatın hangi günde yapılmış sayıldığıdır:

• Bildirim iş gününde ve mesai saati bitiminden (18.00) önce ulaşmışsa, süre o günü izleyen günden başlar.
• Bildirim 18.00’den sonra veya tatil gününde ulaşmışsa, işlem bir sonraki iş gününde yapılmış sayılır; süre o günü izleyen günden işlemeye başlar.

Üç iş günü gibi kısa sürelerde bu ayrım tek başına sonuç değiştirir. Sorgulama yazısının EKAP’a saat kaçta ulaştığı mutlaka not edilmelidir.

Değerlendirme Dışı Kalma

Sorgulama sonucunda eleme

Kanun’un 38’inci maddesi iki hâli birlikte düzenler: açıklaması yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklinin teklifi reddedilir. Uygulamadaki gerekçeler şunlardır:

• Süresinde açıklama sunmamak.
• Açıklamanın belgeye dayanmaması — öngörülen fiyatların maliyeti karşılamadığı anlaşılıyor veya dayanağı belgelenmemiş.
• Belgelendirme usulüne uyulmaması — üçüncü kişiden alınan fiyat teklifinin dayanağı olan maliyet veya satış tutarı tespit tutanağı sunulmamış, meslek mensubu onayı standart ibareleri taşımıyor, tutanak yanlış döneme ait verilerle düzenlenmiş.
• Önemli teklif bileşeninin atlanması — idarenin saydığı kalemlerden biri hakkında açıklama yapılmamış.

Belge düzeninin ayrıntısı: Aşırı Düşük Savunmasında Belge Düzeni ve SMMM Onayı.

Savunma istenmeksizin eleme

Bazı aykırılıklar sorgulamaya hiç girmez. En önemlisi işçilik tabanıdır: personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında, sözleşme gideri ve genel giderler dahil toplam asgari işçilik maliyetinin altında işçilik bedeli sunan teklifler, ihale dokümanına aykırı olduğu gerekçesiyle doğrudan değerlendirme dışı bırakılır. Savunma imkânı doğmaz.

Bu hesapta Kurum’un İşçilik Hesaplama Modülü’nün kullanılması zorunludur. Modülün verdiği tutarın altında kalan teklif, fark ne kadar küçük olursa olsun dokümana aykırı sayılır.

Yapım işlerinde analizlerdeki yüzde 10 kâr ve genel gider zorunluluğu ayrı bir eleme başlığıdır: Aşırı Düşük Savunmasında %10 Kâr ve Genel Gider Kuralı.

Geçici teminat gelir kaydedilir mi?

Kural olarak kaydedilmez. Kanun’un öngördüğü yaptırım teklifin reddedilmesidir; açıklama sunmamak veya açıklamanın uygun bulunmaması tek başına yasak fiil değildir. Teminat iade edilir.

Gelir kaydı ayrıca düzenlenmiş hâllere bağlıdır: sözleşmeyi imzalamamak, taahhüt altına alınan duruma aykırılık, idarece verilen sürede bilgi eksikliğini tamamlamamak, yasaklı olduğu hâlde ihaleye katılmak veya sahte belge kullanmak, elektronik ihalede beyan edilen belgeleri süresinde sunmamak.

Teminatın akıbeti ve e-ihaleye özgü istisna için: Aşırı Düşük Savunma Süreci: Amaç, Dayanak ve Süreler. Teklifi reddedilen isteklinin izleyebileceği yollar için: Aşırı Düşük Savunması Reddedilirse Ne Yapılmalı?.

Sık Yapılan Hatalar

• Hizmet formülünde paydadaki 2’yi atlamak — sınır değer yaklaşık iki kat yüksek çıkar
• Yaklaşık maliyetin yüzde 60’ının altındaki teklifin sorgulanmayacağını sanmak
• Hizmet ile yapımın eşiklerini karıştırmak — hizmette %60 / YM, yapımda %40 / %120
• Yapım işinde N katsayısını ilan ve idari şartnameden okumadan fiyat vermek
• Personel çalıştırılmasına dayalı işte sınır değerin kâr hariç yaklaşık maliyet olduğunu gözden kaçırmak
• R katsayısını ezberden uygulamak; R her yıl 1 Şubat’tan geçerli yeniden belirlenir
• Sonradan elenecek bir teklifi sınır değer hesabından çıkarmak — ölçüt ilk oturumdur
• İş günü ile gün birimlerini karıştırmak
• EKAP’tan gelen yazı 18.00’den sonra veya tatil gününde tebliğ edilmişken süre başlangıcını bir gün erken almak
• Asgari işçilik maliyetinin altındaki teklif için savunma hakkı beklemek
• Teklifi reddedilen isteklinin teminatının gelir kaydedileceğini varsaymak

Kontrol Listesi

Teklif öncesi

• Alım türü belirlendi (mal / hizmet / yapım)
• Hizmetse: iş personel çalıştırılmasına dayalı mı?
• Hizmetse: dokümanda açıklama istenmeksizin ret düzenlemesi var mı?
• Hizmetse: işin niteliğine uyan R sınıfı ve yürürlükteki değeri teyit edildi
• Yapımsa: N katsayısı ilan / davet mektubu ve idari şartnamenin “Diğer hususlar” bölümünden okundu
• Mal alımıysa: dokümanda sorgulamaya ilişkin düzenleme olup olmadığı kontrol edildi
• Personel çalıştırılmasına dayalı işte İşçilik Hesaplama Modülü sonucu teklifin altında kalmıyor

Sorgulama yazısı geldiğinde

• Yazıda önemli teklif bileşenleri tek tek sayılmış
• Yazı EKAP’a saat kaçta ulaştı? 18.00 öncesi / sonrası kontrolü yapıldı
• Son tarih ve saat not edildi; süre iş günü olarak sayıldı
• Hesaba giren geçerli teklif sayısı ve uygulanan katsayı ihale tutanakları üzerinden teyit edildi
• Hesapta ilk oturum ölçütüne aykırılık varsa süresinde şikâyet yolu değerlendirildi

SİMDATA Notu

Sınır değer, ihalenin ortasında üretilen ve tutarı önceden ilan edilmeyen bir sayıdır. Teklif verecek firmanın elinde ihale saatinden önce yalnızca yöntem ve katsayı bulunur: hizmette R sınıfı ile dokümandaki ret düzenlemesi, yapımda N katsayısı, mal alımında dokümanda sorgulama düzenlemesinin olup olmadığı. Fiyat kararı bu bilgiler okunmadan verilirse, savunma hakkının hiç doğmadığı bir ihalede doğrudan elenmekle sonuçlanabilir.

İhale sonrasında ise en verimli denetim noktası hesabın kendisidir. En çok rastlanan aykırılık, sonradan elenecek bir teklifin sınır değer hesabından çıkarılmasıdır. Bu, sınır değeri yukarı taşır; sorgulanması gerekmeyen istekliler sorgulamaya, sorgulanması gerekenler ise doğrudan elemeye gider. Kesinleşen ihale kararı elinize geçtiğinde hesaba dahil edilen teklifleri ve uygulanan katsayıyı yeniden hesaplamak, süresi içinde kullanılabilecek en güçlü itiraz gerekçesini ortaya çıkarır.