Aşırı Düşük Savunma

Aşırı Düşük Hesaplama ve Açıklama Hazırlama

Teklifiniz için aşırı düşük açıklaması istendiğinde, açıklanması gereken her bileşenin maliyetini hesaplıyor ve bu hesabı mevzuatın kabul ettiği belgelerle tevsik eden açıklama dosyasını hazırlıyoruz. Çalışma, Kamu İhale Kurulu E. Üyesi Mehmet Atasever koordinesindeki uzman kadromuz tarafından yürütülür.

Yapım, hizmet ve mal alımı ihalelerinin her biri için açıklama kuralları farklıdır. Hesaplama, ihalenizin türüne ve ihale dokümanında öngörülen yöntemlere göre yapılır.

Bize göndermeniz gerekenler

Üç iş günlük bir sürede hızımız, ilk gün paylaştığınız bilgilere bağlıdır. İlk temasta şunların hazır olması süreyi belirgin biçimde kısaltır:

• İdarenin aşırı düşük sorgulama (açıklama isteme) yazısı
• Teklif mektubunuz ve birim fiyat teklif cetveli
• İhale dokümanı (idari ve teknik şartname, varsa birim fiyat tarifleri)
• Teklif hazırlanırken kullanılan iç maliyet çalışması; elinizde varsa fiyat teklifleri ve analizler
• Ana girdilerin tedarikçileri ve iletişim bilgileri
• Firmanın ve tedarikçilerin meslek mensubu iletişim bilgileri
• Kendi üretim veya stok kullanılacaksa ilgili maliyet ve satış kayıtları
• EKAP’ta e-imza yetkisi bulunan kişinin bilgisi ve ulaşılabilirliği

Teklifin hangi varsayımlarla hazırlandığını bilen kişinin süreç boyunca ulaşılabilir olması da en az belgeler kadar önemlidir.

Size teslim ettiklerimiz

• Açıklama istenen her bileşen için hesap tablosu
• Hangi bileşenin hangi belgeyle tevsik edileceğini gösteren belge listesi
• İdareye sunulacak açıklama metni ve dosya düzeni

Açıklama için tanınan süre kısadır; sorgulama yazısı elinize ulaştığı gün bize iletmeniz, hesaplama ve belge toplama için zaman kazandırır.

Aşırı Düşük Savunma Nedir?

Aşırı düşük savunma, teklifi sınır değerin altında kalan isteklinin, idarenin belirlediği süre içinde teklif bileşenlerine ilişkin sunduğu yazılı açıklamadır. Bu açıklama ile istekli, teklif ettiği fiyatın işin mevzuata ve teknik şartnameye uygun şekilde yerine getirilmesine imkân verdiğini ispat eder.

Sürecin idare tarafından nasıl yürütüldüğü, sınır değerin nasıl hesaplandığı ve idarenin hangi seçenekleri uygulayabileceği konularını Aşırı Düşük Sorgulama ve Aşırı Düşük Teklif sayfamızda ele aldık. Bu sayfa, sıra firmanıza geldiğinde ne yapılması gerektiğini anlatır.

Savunma Dosyasının Önemi

Firmaların kamu ihale süreçlerinde tekliflerinin aşırı düşük bulunması hâlinde savunma dosyalarını ilgili ihale mevzuatına uygun olarak hazırlamaları gerekir. Mevzuata uygun olmayan savunma hazırlanması sebebiyle firmalar ihale dışı kalabilmektedir.

Buradaki asıl risk, fiyatın gerçekçi olmaması değildir. Uygulamada elenmelerin büyük bölümü, maliyet gerçekten karşılanabilir olduğu hâlde ispat biçiminin mevzuata uymamasından kaynaklanır. Doğru hesaplanmış bir maliyet, yanlış belgeyle sunulduğunda kabul edilmez.

Hizmetin Aşamaları

Uygulamada bu hizmet çoğu zaman "savunma dosyasını yazmak" olarak anlaşılır. Oysa dosyanın yazımı işin son ve en kısa kısmıdır. Asıl iş; yazının doğru okunması, hangi bileşenin hangi belgeyle karşılanacağına karar verilmesi, tedarikçiler ile meslek mensuplarının kısa sürede aynı hedefe yönlendirilmesi ve dosyanın EKAP’a eksiksiz yüklenmesidir.

Her ihalede yedi aşamanın hepsi gerekmez. Firma danışmana yazı geldikten sonra başvurduysa birinci aşama atlanır; savunma kabul edilirse yedinci aşama arşivlemeyle sınırlı kalır.

1. Teklif öncesi hazırlık

Savunma süresi kısadır. Tebliğ’in 79.2.1’inci maddesi asgari üç iş günü öngörür. Bu süre içinde sıfırdan tedarikçi bulmak, fiyat teklifi almak ve meslek mensubuna onaylatmak her zaman mümkün olmaz. Bu yüzden danışmanlığın en değerli aşaması, firmanın teklifi sınır değere yakın vereceği belli olduğunda başlar: hangi bileşenlerin sorgulanma ihtimali yüksek olduğu belirlenir, her ana girdinin hangi yöntemle belgelenebileceği önceden karara bağlanır, tedarikçilerle önceden temas kurulur ve teklif fiyatının belgelenebilir maliyetlerin altına düşüp düşmediği kontrol edilir. Belgeyle desteklenemeyen bir fiyat, savunma aşamasında kurtarılamaz.

2. Açıklama isteme yazısının incelenmesi

Yazı EKAP’a düştüğü gün yapılan ilk iş, savunmaya başlamak değil yazıyı denetlemektir. Tebliğ’in 79.2.1’inci maddesi, 9/4/2026 değişikliğiyle birlikte idarenin bir e-form kullanmasını ve önemli teklif bileşenlerini açık ve net olarak tek tek saymasını zorunlu tutar. "Ve diğer giderler", "her türlü gider", "vb." gibi ibareler kullanılamaz; kullanılırsa bunlar açıklamaların değerlendirilmesinde dikkate alınmaz.

Bu incelemenin çıktısı bir bileşen–belge eşleme tablosudur: her satırda bir bileşen, onu karşılayacak belge türü, belgeyi kimin sağlayacağı ve hangi saate kadar. Yazıda hukuka aykırılık varsa savunmayı hazırlamak ile yazıya itiraz etmek arasında karar verilir; çoğu durumda ikisi birlikte yürür.

3. Belge koordinasyonu

Belgelerin büyük bölümünü firma ya da danışman değil üçüncü kişiler düzenler. Fiyat teklifini tedarikçi verir; fiyatı da tedarikçi belirler. Danışmanın işi, teklifin mevzuatın aradığı biçimde düzenlenmesi için tedarikçiye açık bir talimat iletmektir. Fiyat teklifleri ve maliyet ya da satış tutarı tespit tutanakları, ilgili kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili SMMM veya YMM tarafından onaylanır; danışman meslek mensubuna hangi tutanağın, hangi dönem için, hangi kayıtlardan düzenleneceğini iletir ve dönen belgeyi denetler.

Her belge geldiğinde aynı kontrol yapılır: tarih, miktar, teknik özellik, imza ve onay ibaresi eksiksiz mi? Ayrıntılı kurallar için belge düzeni ve SMMM onayı yazımıza bakabilirsiniz.

4. Hesap ve analiz

Belgeler toplanırken hesap tabloları paralel olarak hazırlanır. Tabloların biçimi alım türüne göre değişir: yapım işlerinde sorgulanan iş kalemleri için mevzuatın öngördüğü analiz formatı kullanılır; personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında Kurumun işçilik hesaplama modülünün kullanılması gereken durumlar vardır; malzemeli yemek ve personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmetlerde girdi miktarları teknik şartname ve menüyle uyumlu hesaplanır. Alım türüne göre kuralların ayrıntısı ihale türüne göre aşırı düşük kuralları, analizlerdeki kâr ve genel gider payı ise %10 kâr ve genel gider kuralı yazımızda ele alınmıştır.

Bu aşamada baktığımız tek ölçüt şudur: tablodaki her birim fiyat, ekteki bir belgede aynı tutarla görünüyor mu?

5. Açıklama yazısı

Açıklama yazısı, komisyonun dosyayı okuyacağı yol haritasıdır. Her önemli teklif bileşeni idarenin yazısındaki sırayla ayrı bir başlık altında ele alınır; her başlıkta kullanılan açıklama yöntemi, dayanılan belge ve belgenin ek numarası belirtilir, hesap tablosundaki ilgili satıra atıf yapılır. İdarenin listesinde olmayan bileşenler için gereksiz açıklama eklenmez. Savunma reddedilirse, şikâyet dilekçesinin dayanağı da bu yazı olur.

6. Son kontrol ve EKAP sunumu

Dosya, son gün değil, son günden önce bütünlük kontrolünden geçirilir. Elektronik ihalede açıklamalar EKAP üzerinden e-imza ile gönderilir; Kamu Alımlarının Elektronik Ortamda Yapılmasına İlişkin Uygulama Yönetmeliği’ne göre EKAP üzerinden sunulmayan açıklamalar reddedilir. Sunumu firmanın e-imza yetkisine sahip kişisi yapar; danışman yüklemeyi ve sırayı hazırlar.

EKAP’a yüklenen belgeler bu hâliyle değerlendirmeye esas alınır, ancak idare ihtiyaç duyarsa asıllarını fiziki olarak isteyebilir. İstenen belgeyi süresinde sunmayan ya da yüklenenden farklı bir belge sunan isteklinin teklifi reddedilir ve geçici teminatı gelir kaydedilir. Bu yüzden yüklenen her belgenin aslı, birebir aynı hâliyle saklanmalıdır.

7. Karar sonrası

Savunma kabul edildiyse dosya arşivlenir; ileride benzer işlerde hazır bir başlangıç noktasıdır. Savunma reddedildiyse ret gerekçesi bileşen bazında incelenir: komisyon hangi belgeyi neden yetersiz buldu, gerekçe mevzuata uygun mu, diğer isteklilere aynı ölçüt uygulandı mı? Bu inceleme, şikâyet ve itirazen şikâyet yoluna gidilip gidilmeyeceğinin kararını verir.

Savunmada Sunulacak Belgeler

Kamu İhale Genel Tebliği'nde, açıklamada kullanılabilecek tevsik yöntemleri belirlenmiştir. İhale dokümanında aksi öngörülmedikçe, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler aşağıdaki kaynaklardan uygun olanıyla belgelendirilir. Hangi maliyete hangi yöntemin uygun olduğunu aşırı düşük açıklama yöntemleri yazımızda bileşen bileşen ele aldık.

Maliyet veya satış tutarı tespit tutanakları

İsteklinin kendi üretimi olan mal veya kendi stoklarından karşılayacağı girdilerde, ilgili meslek mensubunca düzenlenen ve onaylanan maliyet tespit tutanağı ya da satış tutarı tespit tutanağı kullanılır. Tutanakların mevzuatın öngördüğü örneğe uygun olarak düzenlenmesi ve gerekli onayları taşıması şarttır.

Üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri

Girdinin piyasadan temin edileceği hâllerde, teklif veren kişi veya kuruluştan alınan fiyat teklifi sunulur. Fiyat teklifinin, mevzuatın aradığı beyan ve meslek mensubu onaylarını içermesi gerekir. Bu şekil şartlarını taşımayan fiyat teklifleri geçerli sayılmaz.

Kamu kurum ve kuruluşlarınca ilan edilen fiyatlar

İlgili kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış birim fiyatlar, rayiçler ve fiyat listeleri açıklamada dayanak olarak kullanılabilir. Kullanılan listenin hangi kuruma ait olduğu, yayım tarihi ve ilgili kalem numarası açıkça gösterilmelidir.

İstatistiki veriler

Türkiye İstatistik Kurumu tarafından yayımlanan ilgili verilerden, mevzuatın izin verdiği kapsamda yararlanılabilir. Verinin dönem ve kapsam bakımından ihale konusu işle uyumlu olması gerekir.

İşçilik maliyetine ilişkin belgeler

İşçilik ağırlıklı hizmet alımlarında, işçilik hesaplama tablosu ile birlikte asgari işçilik maliyetinin ve varsa ulusal bayram/genel tatil günleri, fazla çalışma, yol ve yemek gibi kalemlerin ihale dokümanındaki düzenlemelerle tam uyumlu hesaplanması gerekir.

Sık Yapılan Hatalar ve Elenme Sebepleri

• Teklifte önemli bileşen olarak belirlenen kalemlerden birinin açıklanmaması. İdare hangi bileşenler için açıklama istediyse, hepsinin karşılanması gerekir; bir kalemin atlanması dosyanın tamamını sakatlar.
• Fiyat teklifinin şekil şartlarını taşımaması. Meslek mensubu beyanı bulunmayan, kaşesiz veya öngörülen ibareleri içermeyen fiyat teklifleri kabul edilmez.
• Kullanılan rayicin kaynağının gösterilmemesi. Hangi kuruma ait hangi tarihli listenin kullanıldığı belirtilmediğinde açıklama denetlenebilir olmaktan çıkar.
• Hesap tablosu ile sunulan belgelerin tutarsız olması. Tabloda yer alan birim fiyat ile ekteki belgedeki fiyatın örtüşmemesi, sık karşılaşılan ret gerekçesidir.
• Teknik şartname ile uyumsuz girdi kullanılması. Şartnamenin aradığı nitelikte olmayan bir malzemenin fiyatı üzerinden yapılan açıklama, maliyetin gerçekte karşılanmadığı sonucunu doğurur.
• Miktar ve metraj hatası. İhale dokümanındaki miktarlarla örtüşmeyen hesaplamalar, açıklamanın esasını geçersiz kılar.
• Süresi içinde sunulmaması. Yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi doğrudan reddedilir.

Süre Yönetimi

Açıklama süresi idare tarafından belirlenir ve pratikte dosyayı hazırlamak için kısa bir zaman aralığı doğurur. Bu nedenle savunma hazırlığına, sorgulama yazısının tebliğ edildiği gün başlanmalıdır.

Sürenin doğru yönetilmesi için önerilen sıra; sorgulama yazısında hangi bileşenlerin istendiğinin tespiti, her bileşen için hangi tevsik yönteminin kullanılacağına karar verilmesi, tedarikçi ve meslek mensubu temaslarının aynı gün başlatılması, belgeler gelirken hesap tablolarının paralel hazırlanması ve son gün öncesinde dosyanın bütünlük kontrolünden geçirilmesidir.

Sınır değerin nasıl hesaplandığını ve sürecin resmî sürelerini sınır değer ve resmî süreler yazımızda bulabilirsiniz.

Savunmanız Reddedilirse

Açıklaması yeterli görülmeyen isteklinin teklifi reddedilir. Bu işlem, ihale sürecine ilişkin bir idari işlem olduğundan hak arama yollarına konu edilebilir.

Bu durumda öncelikle ihaleyi yapan idareye şikayet başvurusunda bulunulur; idarece alınan kararın uygun bulunmaması veya süresi içinde karar alınmaması hâlinde Kamu İhale Kurumu'na itirazen şikayet başvurusu yapılabilir. Başvuru sürelerinin ve şekil şartlarının ayrıntısı için İtirazen Şikayet sayfamızı inceleyebilirsiniz.

Savunmanın reddi kararına karşı yapılacak başvuruda, ret gerekçesinin mevzuata uygun olup olmadığı ile sunulan belgelerin idarece doğru değerlendirilip değerlendirilmediği ayrı ayrı ele alınır. Bu nedenle savunma dosyasının baştan itibaren, olası bir itirazen şikayet sürecinde de dayanak oluşturacak şekilde kurgulanması önemlidir. Ret kararından sonraki ilk adımları ve sık yapılan hataları aşırı düşük savunması reddedilirse ne yapılmalı yazımızda anlattık.

Danışmanlığın Kapsamı Dışında Kalanlar

Kapsamı netleştirmek, beklentiyi doğru kurmak için gereklidir. Danışman şunları yapmaz:

• Meslek mensubu onayı vermez. SMMM ve YMM onayı, yetkili meslek mensubunun sorumluluğundadır.
• Tedarikçi adına fiyat teklifi düzenlemez. Fiyatı tedarikçi belirler; danışman yalnız biçimi yönlendirir.
• Teklif fiyatını değiştirmez. Açıklama aşamasında teklif tutarı sabittir; amaç mevcut fiyatı belgelemektir.
• Gerçeğe aykırı belge kullanmaz. 4734 sayılı Kanun’un 17’nci maddesi sahte belge düzenlemeyi veya kullanmayı yasak fiil sayar; yaptırımı ihale yasaklamasına kadar gider. Belgelenemeyen bir maliyet, belge "üretilerek" açıklanamaz.
• Sonuç garantisi vermez. Kararı komisyon verir; danışmanlık belgelenebilir bir teklifin biçim ve süre hatası yüzünden kaybedilmesini önler.

Danışman Seçerken Sorulacak Sorular

• Bu alım türünde, özellikle de bu iş kolunda daha önce savunma hazırladınız mı?
• Yazı geldiği gün çalışmaya başlayabilir misiniz, hafta sonuna denk gelen sürelerde ulaşılabilir misiniz?
• Meslek mensupları ve tedarikçilerle koordinasyonu siz mi yürüteceksiniz?
• Ret hâlinde şikâyet ve itirazen şikâyet aşamasını da üstleniyor musunuz?
• 9/4/2026 Tebliğ değişikliği ve 01.08.2025’te yürürlüğe giren e-ihale düzenlemeleri çalışmanıza nasıl yansıyor?

Son soru basit görünse de ayırt edicidir. Güncel olmayan madde numarası veya mülga bir kurala dayanan açıklama, en iyi hazırlanmış belge setini bile zayıflatır.

Aşırı Düşük Savunma Danışmanlığı

Savunma dosyalarının ilgili ihale mevzuatı çerçevesinde hazırlanması ve olası olumsuzlukların önüne geçilmesi adına, yılların kamu tecrübesine sahip ve mevzuata hâkim uzmanlarımızla savunmalarınızı güncel mevzuata uygun olarak firmanız için hazırlıyoruz.

Hizmet kapsamımız; sorgulama yazısının değerlendirilmesi, açıklanması gereken bileşenlerin tespiti, tevsik yönteminin belirlenmesi, belgelerin mevzuata uygunluk kontrolü, hesap tablolarının hazırlanması, dosyanın süresi içinde idareye sunulması ve gerektiğinde ret kararına karşı şikayet ile itirazen şikayet süreçlerinin yürütülmesini içerir.